PELATIHAN TPK


Tugas dan Tanggung Jawab TPK
TPK berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk  mengelola dan melaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan. TPK terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara membantu Ketua TPK terutama dalam masalah administrasi dan keuangan.
Jika memang diperlukan, TPK dapat menambah tenaga atau anggota sesuai bidang kegiatan yang diperlukan. Tambahan anggota atau tenaga dapat dipilih pada saat musyawarah desa informasi hasil musyawarah antar desa penetapan usulan.


Tugas dan Tanggung jawab TPK adalah :

1.  mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai oleh PNPM Mandiri Perdesaan secara terbuka dan melibatkan masyarakat, dalam hal :
    -    pembuatan rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana (RPD) untuk memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan.
    -    penyiapan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan penjelasannya.
    -    pembuatan rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, mengoordinasikan tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan.
    -    memastikan bahwa tenaga kerja berasal dari RTM diutamakan.
    -    pemeriksaan hasil kerja dan penerimaan bahan kemudian mengajukan sertifikasi untuk mendapat persetujuan dari Fasilitator Kecamatan,
    -    pengawasan dan pengendalian  kualitas pekerjaan,
    -    pembuatan laporan bulanan,

    2.  menyelenggarakan musyawarah desa yang diperlukan termasuk musyawarah dalam rangka perubahan kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan,
    3.  menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PNPM Mandiri Perdesaan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan data di papan informasi,
    4.  menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PNPM Mandiri Perdesaan dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan melalui pertemuan musyawarah desa,
    5.  membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PJOK.
    6.  membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.

      a.   Ketua TPK
      Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggung jawabnya adalah:
      1. melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di desa
      2. menjelaskan maksud dan tujuan PNPM Mandiri Perdesaan kepada masyarakat
      3. memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan RPD
      4. memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi setiap tahapan kegiatan bersama Fasilitator Kecamatan
      5. memimpin TPK dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan dan evaluasi.
      6. memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan.
      7. membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana.
      8. menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana.
      9. memeriksa dan menandatangani laporan bulanan.
      10. menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SF-Kab), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K),
      11. mendorong setiap kelompok penerima manfaat untuk bertanggung jawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan
      12. mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota  TPK yang bersangkutan,
      13. wajib menyampaikan informasi yang dibutuhkan  untuk keperluan audit PNPM Mandiri Perdesaan

      b.   Sekretaris

      Tugas dan tanggung jawab sekretaris TPK meliputi:

      1. membantu Ketua TPK dalam melaksanakan tugas-tugas administratif
      2. mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh  TPK
      3. menyajikan informasi tentang kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi,
      4. memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi
      5. mengadministrasikan dan mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi PNPM Mandiri Perdesaan,
      6. menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir pekerja dari mandor atau kepala kelompok
      7. membantu Ketua TPK dalam pengisian format Laporan Bulanan,
      8. memelihara / menjaga semua arsip.
      9. mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh  Fasilitator Kecamatan
      10. membuat catatan seluruh aktivitas dan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan
      c.   Bendahara
      Tugas dan tanggung jawab bendahara TPK meliputi :
      1. menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan
      2. menyiapkan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan,
      3. melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK,
      4. melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan,
      5. membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD)
      6. melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang,
      7. menyiapkan administrasi untuk pengajuan  dan pengambilan dana PNPM Mandiri Perdesaan,
      8. menyiapkan data-data keuangan PNPM Mandiri Perdesaan sebagai bahan pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK,
      9. menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran
      10. mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh  Fasilitator Kecamatan
      Administrasi Kegiatan dan Keuangan TPK


      1.  Administrasi dan Pelaporan Keuangan TPK

        Administrasi dan pelaporan keuangan TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait den gan pengelolaan keuangan di TPK mulai dari tahap penyususnan rencana anggrana, pembukuan sampai penyususnan laporan keuangan. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat desa merupakan salah satu tugas utama TPK.
        Hal ini dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas untuk pengelolaan keuangan untuk itu dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat dan akurat serta di dukung oleh bukti-bukti yang dipertanggung jawabkan.
        Pencatatan transaksi keuangan sampai penyususnan laporan dilakukan dengan mengguinakan formulir strandar keuangan, terdiri: Buku Kas Umum, Laporan Penggunaan Dana (LPD), Laportan Fisik dan Biaya, Laporan Fisik dan Biaya, Laporan Penyaluran Dana dan Kegiatan Pendidikan, Kesehatan dan SPP.

        a)         Buku Kas Umum (BKU)
        Adalah buku untuk mencatat semua transaksi pemasukan dan pengeluaran.

        b)        Buku Material
        Adalah mencatat jenis material atau bahan yang telah di terima dan yang telah dibayar. Dan berguna juga untuk menyiapkan RPD (Rencana Penggunaan Dana), menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target dan mengevaluasi pengadaan bahan. Buku material dibuat oleh sekretaris TPK di tutup setiapa bulan mengikuti buku kas umum. Setiap penutupan harus diperiksa oleh Ketua TPK dan FK. No bukti yang dicatat dalam Buku Material adalah no bukti penerimaan barang.

        c)          Rencana Penggunaan Dana (RPD)
        Adalah dokumen yang memuat rencana kebutuhan dana yang dialokasikan untuk membiayai kegiatan sesuai dengan jadwal dan target pelaksanaan kegiatan. RPD memuat rencana kebutuhan bahan, alat, upah dan kebutuhan untuk kegiatan SPP, Pendidikan, dan Kesehatan serta nilai uang yang akan dibelanjakan. Besarnya nilai RPD tidak harus sama setiap tahapan. RPD disusun oleh TPK diperiksa oleh KPM/KPMD dan Tim Pemantau/Monitoring serta diketahui oleh Kepala Desa. Selanjutnya diajukan ke UPK untuk diverifikasi oleh UPK, FK dan PjOK. Sebelum mendapatkan persetujuan pencairan dana.

        d)        Laporan Penggunaan Dana (LPD)
        Adalah dokumen yang memuat pertanggung jawaban TPK untuk setiap dana yang telah dicairkan dari UPK berdasarkan RPD yang telah disetujui. LPD dibuat oleh TPK disetujui oleh Kepala Desa sebelum diserahkan ke UPK untuk diperiksa oleh UPK, FK dan PjOK. LPD harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran dan dapat dipertanggung jawabkan


        2.  Administrasi  Proses Kegiatan PNPM MP di TPK (Non Keuangan)
          Adalah kegiatan untuk mencatat atau m erekam semua kejadian atau peristiwa yang berkaitan dengan proses kegiatan dari mulai perencanaan sampai dengan pelestraian, secara umum dokumen dikategorikan menjadi dokumen perencanaan, pelaksanaan, administrasi pelaksanaan, administrasi penyelesaian, pemantauan dan evaluasi, dokumen pemelihaaraan serta pelaporan sesuai yang terdapat dalam formulir PTO.


          3.  Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPK
            TPK dan Kepala Desa diwajibkan menyimpan seluruh dokumen kegiatan. Seluruh dokumen yang ada adalah milik Negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekwensi hokum sesuai dengan hokum yang berlaku, pola pengelolaan dokumen di TPK secara sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyususn dokumen berdasarkan tahapan, perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Sedangkan untuk dokumen keuangan seperti bukti transaksi, dapat disusun berdasarkan waktu kejadian yang dikumpulkan dalam satu file. Foto-foto kegiatan dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan yang disusun sesuai dengan tahapan.


            Hal-Hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK
            1. Pemberian Insentif harus diberikan secara langsung setiap orang yang bekerja baik upah harian maupun borongan.
            2. TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk Konsultan dan Fasilitator, UPK, PjOK dan seluruh aparat pemerintah yang ada di desa maupun kecamatan. Dan seluruh unsure yang terkait baik langsung maupun tidak langsung.
            3. Pembayaran kepada pemasok/suplier dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa. Dana kas dilarang dipegang di titipkan kepada pihak manapun atau disimpan dalam rekening siapa pun. Dana tersebut hanya boleh dipegang oleh bendahara sebagai kas TPK, dengan mengupayakan dana kas tersebut tidak terlalu besar dan tidak terlalu lama disimpan di bendahara, oleh karena itu besaran dana yang dipegang oleh bendahara harus mempertimbangkan rencana pengeluarannya, baik dari segi waktu maupun jumlah . semua penerimaan dan pengeluaran harus segera di bukukan jangan ditunda-tunda.
            4. Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim ke UPK untuk pengajuan pencairan dana . UPK dan FK, FT wajib untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK minimal mingguan dan dapat meminta Foto copy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan Pembina TPK.
            5. Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan. Publikasi dapat dilakukan melaui forum musyawarah yang melibatkan masyarakat maupun forum informal lainya atau dimuat dalam papan informasi yang ditempatkan di lokasi yang mudah di aksesn oleh masyarakat.

            Read More......

            Diposting oleh DESAKU |

            Langganan:
            Template by : Kendhin x-template.blogspot.com